مستندسازی ایزو  به چه معناست  ؟ 

مطمئناً، در اینجا یک مثال از نحوه استفاده از تصاویر در مستندات ISO آورده شده است:

فرض کنید در حال ایجاد رویه‌ای برای نگهداری تجهیزات در آزمایشگاه خود که در ISO 17025 الزامی است   هستید، . می‌توانید از یک فلوچارت برای نشان دادن مراحل مربوط به فرآیند نگهداری تجهیزات استفاده کنید. در اینجا یک مثال  آورده شده است:

[شروع] -> [شناسایی تجهیزاتی که نیاز به تعمیر و نگهداری دارند] -> [زمانبندی تعمیر و نگهداری] -> [به پرسنل مربوطه اطلاع دهید] -> [انجام تعمیر و نگهداری] -> [گزارش نگهداری به روز رسانی] -> [پایان]

در این مثال، فلوچارت یک نمایش بصری از مراحل درگیر در فرآیند تعمیر و نگهداری تجهیزات ارائه می‌کند که می‌تواند به ساده‌سازی و شفاف‌سازی روش برای پرسنل آزمایشگاه کمک کند. فلوچارت همچنین می تواند برای شناسایی تنگناها یا ناکارآمدی های احتمالی در فرآیند تعمیر و نگهداری تجهیزات مورد استفاده قرار گیرد، که می تواند به بهبود فرآیند کمک کند و اطمینان حاصل شود که تجهیزات به موقع و موثر نگهداری می شوند.

نمونه های دیگری از تصاویری که می توانید در مستندات ISO خود استفاده کنید عبارتند از:

نقشه فرآیند برای نشان دادن مراحل درگیر در یک فرآیند یا فعالیت خاص.
درخت تصمیم برای کمک به کارکنان برای درک معیارهای تصمیم گیری یا انجام اقدامات.
نمودار یا نموداری برای نشان دادن معیارهای عملکرد یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI).
چک لیستی برای کمک به کارکنان برای اطمینان از اینکه تمام مراحل لازم را در یک فرآیند یا فعالیت خاص انجام داده اند.
جدولی برای خلاصه کردن اطلاعات یا داده های کلیدی مربوط به یک فرآیند یا فعالیت خاص.
با استفاده از تصاویر بصری در اسناد ISO خود، می توانید به ساده سازی و شفاف سازی اطلاعات پیچیده، بهبود درک و حفظ اطلاعات و کاهش خطر خطا یا سوء تفاهم کمک کنید.

در اینجا چند نکته برای اطمینان از مختصر و مرتبط بودن اسناد ISO آورده شده است:

محدوده مستندات خود را تعریف کنید:

قبل از شروع ایجاد اسناد ISO، مهم است که دامنه سیستم مدیریت کیفیت خود را مشخص کنید و فرآیندها و فعالیت هایی را که برای دستیابی به اهداف کیفیت شما حیاتی هستند، شناسایی کنید. این به شما کمک می کند تا بر ایجاد اسناد مرتبط با سازمان خود تمرکز کنید.

از زبان ساده استفاده کنید:

برای اطمینان از اینکه اسناد ISO شما قابل درک است، از زبان ساده و ساده ای استفاده کنید که عاری از اصطلاحات فنی و کلمات اختصاری باشد. از استفاده از زبان بیش از حد رسمی یا قانونی خودداری کنید، زیرا این امر می تواند خواندن و درک اسناد شما را دشوار کند.

ساده نگه دارید:

اسناد ISO خود را با اضافه کردن جزئیات یا اطلاعات غیر ضروری پیچیده نکنید. به اطلاعات ضروری که برای پشتیبانی از سیستم مدیریت کیفیت شما نیاز است پایبند باشید.

از تصاویر بصری استفاده کنید:

کمک‌های بصری مانند نمودارها، فلوچارت‌ها و جداول می‌توانند به ساده‌سازی و شفاف‌سازی مستندات ISO شما کمک کنند. از تصاویر بصری برای نشان دادن فرآیندها یا روابط پیچیده بین عناصر مختلف سیستم مدیریت کیفیت خود استفاده کنید.

بررسی و ویرایش:

بررسی و ویرایش اسناد ISO به طور منظم برای اطمینان از مختصر و مرتبط بودن آن مهم است. هرگونه اطلاعات اضافی یا منسوخ را حذف کنید و مطمئن شوید که اطلاعاتی که ارائه می کنید به روز و دقیق است.

بازخورد دریافت کنید:

از سهامداران مانند کارمندان، مشتریان و تامین کنندگان بازخورد بگیرید تا مطمئن شوید که اسناد ISO شما نیازهای آنها را برآورده می کند. در مورد وضوح، ارتباط و سودمندی اسناد خود بازخورد بخواهید و از این بازخورد برای بهبود استفاده کنید.

بهبود مستمر:

بهبود مستمر یک اصل کلیدی استانداردهای ISO است. به طور مرتب اسناد و فرآیندهای ISO خود را بررسی کنید و به دنبال راه هایی برای ساده سازی و ساده سازی آنها باشید. این کمک می کند تا مطمئن شوید که مستندسازی ایزو  در طول زمان مختصر و مرتبط باقی می ماند.

با پیروی از این نکات، می توانید اطمینان حاصل کنید که اسناد ISO مختصر و مرتبط هستند، که به بهبود اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت شما کمک می کند و توانایی سازمان شما را برای دستیابی به اهداف کیفی خود افزایش می دهد.

در اینجا برخی از اشتباهات رایجی که سازمان ها هنگام ایجاد اسناد ISO مرتکب می شوند آورده شده است:

مستندات ایزو بیش از حد:

سازمان‌ها گاهی اوقات مرتکب اشتباه می‌شوند که اسناد زیادی ایجاد می‌کنند که می‌تواند منجر به سردرگمی، ناکارآمدی و مشکل در نگهداری اسناد شود. مهم است که اطمینان حاصل شود که اسناد ISO مختصر، مرتبط و قابل درک است.

عدم وضوح:

مستندات ISO باید واضح و بدون ابهام باشد، اما سازمان‌ها گاهی اوقات اشتباه می‌کنند و از اصطلاحات فنی یا زبان نامشخص استفاده می‌کنند. این می تواند منجر به سوء تفاهم و خطا شود.

اصطلاحات ناسازگار:

سازمان ها باید از اصطلاحات سازگار در سراسر مستندات ایزو خود استفاده کنند تا از سردرگمی جلوگیری کنند و از وضوح اطمینان حاصل کنند. ناهماهنگی در اصطلاحات نیز می تواند منجر به اشتباهات و سوء تفاهم شود.

عدم به روز رسانی مستندات:

مستندات ISO باید به طور مرتب بررسی و به روز شوند تا از مرتبط بودن و موثر بودن آن اطمینان حاصل شود. سازمان ها گاهی اوقات مرتکب اشتباه می شوند که اسناد خود را به روز نمی کنند، که می تواند منجر به استفاده از اطلاعات قدیمی یا نادرست شود.

عدم مشارکت ذینفعان:

مستندات ایزو باید با ورودی همه ذینفعان مربوطه، از جمله کارمندان، مشتریان و تامین کنندگان تهیه شود. سازمان‌ها گاهی اوقات مرتکب اشتباه می‌شوند که ذینفعان را در توسعه مستندات ISO خود درگیر نمی‌کنند، که می‌تواند منجر به عدم پذیرش و پذیرش شود.

عدم اتصال مستندات به فرآیندها:

مستندات ایزو باید مستقیماً با فرآیندها و فعالیت های سازمان مرتبط باشد. سازمان‌ها گاهی اوقات اشتباه می‌کنند که اسنادی را ایجاد می‌کنند که مستقیماً به فرآیندهای آنها مرتبط نیست، که می‌تواند منجر به سردرگمی و ناکارآمدی شود.

مستندسازی ایزو  بیش از حد:

در حالی که مستندسازی بخش مهمی از انطباق با ISO است، سازمان‌ها گاهی اوقات اشتباه می‌کنند که اهمیت اسناد را بیش از حد مورد تاکید قرار می‌دهند و جنبه‌های مهم دیگر سیستم مدیریت کیفیت خود مانند آموزش، بهبود فرآیند و مشتری را از بین می‌برند. رضایت.

فقدان زمینه:

مستندات ISO باید زمینه ای را برای فعالیت ها و فرآیندهای سازمان فراهم کند، اما سازمان ها گاهی اوقات اشتباه می کنند که اسنادی بیش از حد عمومی یا متناسب با نیازهای خاص آنها ایجاد نمی کنند. این می تواند منجر به عدم درک چگونگی اعمال مستندات در فعالیت های سازمان شود.

برای جلوگیری از این اشتباهات، سازمان ها باید رویکردی مدبرانه و سیستماتیک برای توسعه مستندات ISO خود داشته باشند. این می تواند شامل درگیر کردن همه ذینفعان مرتبط، مختصر و مرتبط نگه داشتن اسناد، اطمینان از وضوح و سازگاری، پیوند دادن اسناد به فرآیندها، و بررسی و به روز رسانی منظم اسناد برای اطمینان از مرتبط بودن و موثر بودن آن باشد.